合同管理审计发现的主要问题
2024-12-24
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合同管理审计发现的主要问题
合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系
的协议，对于规范市场主体的交易行为，促进经济社会健
康稳定发展具有重要作用。合同是明确双方权利义务的基
本文书，是各项业务活动的中枢和交易的载体。合同是调
节经济活动、维持双方利益的重要法律依据。合同本身的
质量决定了交易是否安全，直接影响经济效益，合同管理
不止于风控，在合同管理工作中还存在一些问题，亟需相
关部门予以重视并加以规范完善。
一、合同风险管理
1.合同归口管理部门未充分发挥合同统筹职责。合同归
口管理部门负责合同的评审及管理，合同承办部门负责合
同的履约与结算，没有部门对合同进行全流程全生命周期
闭环管理。
2.未严格按照单位制度开展合同管控。如合同台账与付
款台账数据不一致，无法实时跟踪合同统计、履行、变更
付款、结算状态，及时预警提示风险。
3.合同管理授权体系不规范。如未与承办人员签订授权
书、无授权委托书等，保障合同效力的授权资料收取不完
整，可能存在超越合同权限的法律风险。
4.合同印章登记管理不规范。合同经办人员提前在使用
登记表中多栏空白表格签字、经办人员未签字登记，可能
出现合同印章管理失控风险。
5.合同信息登记制度不全面不完整。合同与业务脱节，
业务部门无法及时跟进合同后续动态执行情况，财务部门
无法合理安排资金计划，无法对单位管理决策提供有效参
考价值。
6.合同管理后评价工作不到位。合同后评价监督内容涉
及到合同的立项、签订、主要条款、履行情况和合同终结
的全过程。如复盘合同是否全面履行情况、评估合同标的
物使用效果，验证合同业务是否实现交易目的，是否达预
期结果等。
7.合同的归档和保管不完整。如因业务单位异地、合同
承办人员变动导致合同传递和交接滞后，可能出现合同归
档滞后或丢失风险，影响合同履约效果。
二、合同签订前阶段
1.合同签订前市场调研不够充分。如某单位签订备件采
购合同近400 份/年，但现场考察报告小于10 份，无法实
现采购目的及降低采购成本。
2.签订合同对方主体的资信审查不严格。供应商资质资
料只有营业执照，无其他资料，没有严格开展合同签订前
供应商资信调查和实地考察分析，把好供应商准入关，有
效保证交易安全。
3.合同义务方主体履约能力调查不到位。如新增大宗实
物供应商时未实地调查，签约前提供试用样品与实际供货
产品存在较大质量差异。
4.未编制并执行合理的采购计划。如单位规定一个月紧
急采购超过 3次应予以考核，但某月紧急采购 5次，采购
计划不合理影响合同商务条款。
5.招议标管理存在管控漏洞。如未按标准评标、评标依
据不充分、招标现场临时调整商务或技术要求，可能导致
招议标的不合规行为和影响招议标结果。
6.未拟定涵盖大部分经济业务的合同范本。如某单位合
同范本仅十余份，单位常规经济业务制定经过综合商榷的
规范文本，可以有效提高合同管理效率，在可能范围内尽
量争取最大权益。
三、合同评审及签订阶段
1.合同评审滞后，存在先签订并履行合同，后完善合同
审批 手 续 的 情 况 。 如 某工 程 项 目 2022 年 已 签 订 合 同 ，
2023 年补提交合同评审流程，无法进行合同履约过程管控。
2.合同生效条款签订不严谨。如合同约定经法定代表人
签字并盖章后生效，实际双方只盖章未签字，可能存在合
同效力方面的法律风险。
3.合同中未约定适宜的资金条款。如约定以银行转账或
承兑汇票支付货款，付款时现金和承兑为同一价格，未发
挥资金流转效益。
4.合同中质量结算条款标准不严谨。如未制定供货质量
保证的违约条款，若出现产品质量纠纷时无法追究合同义
务单位责任。
5.部分合同条款约定较随意且不准确。如无签订时间、
采购物资无规格型号技术要求、合同签订后将“定金”划
掉改为“预付款”等情况。
6.合同标的物验收条款约定不严谨。如约定“按国家最
新相关标准执行”，未约定供方需随货提供合格证明（出
厂合格证、第三方检验），收货条款无法保障质量验收有
效。
7.合同中约定提出质量异议时间过短。如某采购合同中
约定验收条款为“质量异议在 2日内提出”，提出异议时
间过短，若没有在约定时间内提出合同诉求，固化合同证
明资料，存在合同纠纷风险。
8.合同中违约责任条款约定不严谨、不平等。如合同中
违约责任约定“按相关法律法规执行”，若存在合同纠纷
对于追究违约责任和赔偿损失不利。如同一产品采购合同
约定收货延迟违约责任为“1万元/日”，同一产品销售合
同为“延迟一日，承担供货金额10%违约金”，可能导致
单位承担差额损失。
9.合同未签订廉洁相关协议或反商业贿赂条款。对供应
商不诚信、弄虚作假、以次充好、质次价高、内外勾结等
合同欺诈行为没有约束条款，若发生合同纠纷时无法对供
应商追责或惩罚。
四、合同履行阶段
1.未按照合同约定收取安全保证金或质量保证金。当合
同执行出现偏差，无法有效保障单位权益。
2.未按约定条款对合同标的物进行检测。有运输及收货
记录但无检测报告，无法验证合同标的物质量。
3.未按合同约定对不合格产品进行扣款结算。如未对质
量不达标产品拒收或加大违约责任追究扣款力度，未有效
控制采购成本。
4.未按合同约定扣减供应商延迟交货结算金额。某货物
收货日期较合同约定晚30 日，未及时追究合同违约责任。
5.过程中存在合同变更，未严格执行合同变更审批流程。
当出现合同实际需求不一致时，出现保量加减价等供货要
求变更时，未完善单位管理流程，导致出现增加单位成本
超越合同权限的管理风险。
6.过程中存在合同履约异常，未严格执行合同履约异常
审批流程。当供货物资出现供货质量、供货数量的重大波
动，按合同约定应让步接收、拒收、判废时，未完善单位
管理流程，导致出现增加单位成本，超越合同权限的管理
风险。
7.合同资金约定与合同资金执行不一致。合同约定“先
货后款”，但实际月末办理结算，月中陆续付款，未严格
控制合同资金风险。
8.合同签订主体与财务结算主体不一致，存在三流不一
致——资金流（银行的收付款凭证）、票流（发票的开票
人和收票人）和物流（劳务流）不一致的税务风险。
9.合同承办部门没有登记合同履约异常台账。实际存在
履约异常的合同，无法及时向管理层汇报，无法及时向对
方主张权益，在合同主要条款条件对单位出现不利情况时
及时采取措施减少损失。
10.未按合同约定收取应收取履约资料。未在合同中约
定“若供货方未履行合同义务，由供货方承担相关责任”
不利于守约方及时主张权益。
11.合同履约中多个环节衔接不畅。同一项目不同部门
登记手工台账，信息重叠或不一致，信息不对称，不利于
动态管理合同风险，最大限度地维护单位的合法权益。
五、完善合同管理的对策建议
1.要强化行政事业单位合同管理意识，督促建立行之有
效的合同管理制度，明确单位内部合同管理机构及职责权
限，确保合同调查、谈判、文本拟定、审批、签订与验收
等不相容岗位相互分离及各环节的控制措施。
2.加强对合同订立的管理，明确合同订立的范围和条件。
对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同
应当组织法律、技术、财会等工作人员参与谈判，必要时
可聘请外部法律顾问参与相关工作，确保合同内容合法合
规、具体明确。
3.对单位合同实行统一归口管理，明确合同归口管理部
门，由归口管理部门对合同进行登记管理，并定期对合同
进行分类、统计和归档，详细登记合同的订立、履行和变
更情况，实行对合同的全过程动态管理。
4.建立健全内部沟通衔接及合同履行监督审查制度机制。
建立财会部门与合同归口管理部门的沟通协调机制，实现
合同管理与单位预算管理、收支管理相结合。对于购买服
务等费用支付合同，应加强对合同履行情况及合同履行中
签订补充合同，或变更、解除合同的监督审查，财会部门
应当严格根据合同履行情况及合同约定条款办理价款结算
和进行账务处理。
六、启示思考
合同在经济业务中起着举足轻重的作用，我们需要站
在有利于单位的角度，对合同双方权利和义务进行全面衡
量，充分认识到合同的重要性和合同可能带来的风险，采
取各种措施规避风险，才能有利于单位持续稳定高质量发
展。一是完善合同相关内控制度，保障合同管理制度顺利
运转。二是规范合同业务实质，前移合同风险防范端口。
三是重视合同审计，全过程监督，严格责任追究体系。四
是通过加强部门协同，提高合同管理意识，提高合同管理
效率，才能实现合同风险的最小化，实现单位利益的最大
化。
摘要：
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合同管理审计发现的主要问题合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议，对于规范市场主体的交易行为，促进经济社会健康稳定发展具有重要作用。合同是明确双方权利义务的基本文书，是各项业务活动的中枢和交易的载体。合同是调节经济活动、维持双方利益的重要法律依据。合同本身的质量决定了交易是否安全，直接影响经济效益，合同管理不止于风控，在合同管理工作中还存在一些问题，亟需相关部门予以重视并加以规范完善。一、合同风险管理1.合同归口管理部门未充分发挥合同统筹职责。合同归口管理部门负责合同的评审及管理，合同承办部门负责合同的履约与结算，没有部门对合同进行全流程全生命周期闭环管理。2.未严格按照单位制度...
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