关于示范数字档案室建设实践报告
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2024-05-20
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关于示范数字档案室建设实践报告
XX 大学于 习近平X 年启动数字档案室建设，开始馆藏档
案数字化和增量档案数字化加工工作。习近平X 年学校获批为
全国第一批数字档案室建设试点单位（首批试点单位共有
XX 家单位，其中高等院校 X所），习近平X 年通过试点验收
获批为“全国示范数字档案室”，实现了高校档案工作和档案
利用方式的转型升级。
1.全国示范数字档案室建设的一般框架
在建设数字档案室的实践过程中，XX 轻工业大学档案
馆以创建全国示范数字档案室为抓手，大力推进档案信息
化建设，实现了馆藏档案的全文检索和管理；实现了档案
的收集、整理、移交、归档、统计、查询利用等业务流程
的信息化管理，提升了学校档案信息化建设水平。
搭建信息管理平台。在全国示范数字档案室创建工作
中，顺应 XX 省“最多跑一次”改革的大趋势，着力打造了一
个存量数字化和增量电子化，利用网络化创新档案信息化
的信息管理平台。
（1）优化了档案信息数据包的管理模式。档案室构建
了以档案馆数字（电子）档案信息资源核心总库管理系
统，涵盖信息资源的采集、接收、整理、保管等过程，最
终优化了可靠性数据包管理流程，提高了档案管理的服务
质量及运行效率。
（2）优化了数字档案资源存储管理。档案室全面使用
可信时间戳、数据保全、OFD 格式转换等现代化信息技
术，将所有应用数据转换为长期保存格式，形成数据包，
有效解决了数字档案资源的安全保存的难题。
（3）实现了档案数据在线存储、近线存储和离线存储
有机统一。档案室通过“磁带离线检测系统”对脱机备份的档
案数据定期开展检测，提升了学校档案数据存储的安全性
及可靠性。
（4）提高了档案管理效率。为了适应未来发展需
求，XX 轻工业大学长期结合传统整理归档存在的不足，建
立了档案一体化管理系统，管理系统共由九大模块组成，
实现了档案资源的一体化管控、数字化管理。
面向目标需求，进行顶层设计。在数字档案室服务功
能的拓展和优化方面，以用户需求为导向，着力建设一个
需求导向、利用为先的数字档案室。
目前，档案馆建立了覆盖学校档案 14 个一级门类的数
字档案资源体系，为档案资料的抢救保护、高效查询利用
提供了数据资源基础。
在吸收其他高校数字档案室成功经验基础上，结合 XX
轻工业大学实际情况，档案馆在虚拟档案库房上架管理、
档案利用、档案鉴定、档案销毁等方面取得实质性突破，
在查档服务功能方面，实现了从线下到线上、从快速到秒
速。
前置标准规范，健全规章制度。标准规范建设是数字
档案室建设的重要基础与前提条件，为此，档案资源管理
既要重视“量”增多，也要重视“质”提升。
（1）结合学校档案工作实际，XX
轻工业大学对档案规章制度进行重新谋划，逐一确定
需要制定、修订，如场地安全管理制度、设备安全管理制
度、数据规范化管理制度、档案实体管理制度，对档案工
作流程和每个工作环节都提出具体、详细的指标要求，真
正做到了质量检查标准化及质量可控化，留存工作文件和
元数据等可追溯。
（2）相关指标纳入数字政府建设整体考核。将档案备
份数据服务、档案数据灾难备份等一系列服务事项全部纳
入学校考核指标体系，极大地提升了师生员工的积极性与
主动性。目前，档案室的网办率、材料电子化比率等系列
指标均处于省内领先水平。
建立安全保障体系。一是建立涵盖机房管理、设备管
理、安全管理、人员管理、数字资源管理、档案数字化工
作等档案工作全环节的制度体系和有关应急预案，对各类
突发事件的处置进行规范，定期组织信息安全应急演练，
积极推动档案基础设施高标准建设。
二是优化网络配置，“三网”相互隔离，对关键网络设
备、存储设备采取冗余配置，采用“超融合平台+分布式存
储+磁带库备份”技术，对标《档案馆安全风险评估指标体
系》标准，实现了档案数据“在线应用+近线存储+离线备
份”的科学有效管理，确保档案信息安全体系实时检测、实
时预警、实时保全，满足了档案资料物理安全、网络安
全、主机安全、应用安全、数据安全等要求。
三是配备有计算机、打印机、扫描仪、刻录机、复印
机、数码相机、传真机、碎纸机、臭氧消毒机、抽湿、除
湿一体机等现代化办公设备，其中档案数字化加工设备配
置齐全，A4 高速扫描仪 2台，A3 高速扫描仪 1台，A3 平
板扫描仪 2台，非接触式书刊扫描仪 2台，A0 幅面工程扫
描仪 1台，能够加工处理馆藏各种类型的档案资料。
优化数字档案管理系统。利用“南大之星”档案管理软
件，实现了档案管理系统与学校自动化办公系统、教务管
理系统、研究生管理系统、学校医疗管理系统、人事管理
系统无缝衔接，从而实现了更为高效的统一管理。
（1）在全国示范数字档案室创建工作中，XX 轻工业
大学档案馆结合实际需要，基于电子档案移交、接收、保
存和共享利用的基本特点，着力构建了数字档案接收系
统，实现档案数字档案数据的正常的接收、保管、鉴定及
使用。
（2）构建了档案数字档案（电子档案）的需求系统，
系统功能主要涵盖档案数据采集、分类、查询等全部环节
和全过程，实现了数据录入、查档管理、授权登录、复制
审批等管理功能在内的全流程服务一体化管理。
（3）按照档案长期保存的要求，XX 轻工业大学档案
馆将各种格式档案数据转换为 OFD 长期保存格式，并通过
打包进入电子档案长久保存库，可以实现对档案数据分类
摘要：
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关于示范数字档案室建设实践报告XX大学于习近平X年启动数字档案室建设，开始馆藏档案数字化和增量档案数字化加工工作。习近平X年学校获批为全国第一批数字档案室建设试点单位（首批试点单位共有XX家单位，其中高等院校X所），习近平X年通过试点验收获批为“全国示范数字档案室”，实现了高校档案工作和档案利用方式的转型升级。1.全国示范数字档案室建设的一般框架在建设数字档案室的实践过程中，XX轻工业大学档案馆以创建全国示范数字档案室为抓手，大力推进档案信息化建设，实现了馆藏档案的全文检索和管理；实现了档案的收集、整理、移交、归档、统计、查询利用等业务流程的信息化管理，提升了学校档案信息化建设水平。搭建信息管...
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