办公室事务管理实训
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2024-02-20
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办 公 室 事 务 管 理 实 训
主讲：李盛
文学与传媒学院
实 训 内 容
一、办公室环境
二、常规办公室工作
三、办公用品管理
四、办公效率及时间管理
五、 办公室信息工作
实 训 实 习 方 法
1.
1. 实训教学以专业岗位为中心、能力训
实训教学以专业岗位为中心、能力训
练为中心、借助情景活动和问题引导。
练为中心、借助情景活动和问题引导。
2.
2. 校内校外顶岗实习。
校内校外顶岗实习。
3.
3. 见习、参观考察、调查访问。
见习、参观考察、调查访问。
4.
4. 撰写实训报告、考察或调查报告。
撰写实训报告、考察或调查报告。
5.
5. 讨论、互评、教师讲评、总结。
讨论、互评、教师讲评、总结。
我 国 办 公 室 事 务 的 主 要 内 容
⑴ 文书撰写（会议记录等）
⑵ 文书制作（打字、复印等）
⑶ 文书处理（收发、传递等）
⑷ 档案管理（归档、管理等）
⑸ 会议组织（准备、善后等）
⑹ 调查研究（计划、实施等）
⑺ 信息资料（收集、整理等）
⑻ 信访工作（来访、投诉等）
⑼ 接待工作（来访接待）
⑽ 协调工作（政策等）
⑾ 督察工作（决议实施）
⑿ 日程安排（各种日程）
⒀ 日常事务（通讯值班）
⒁ 办公室管理（环境等）
⒂ 其它临时交办的事项
国际秘书协会确定的办公室事务的内容
⑴ 速记上司交代事项；
⑵ 执行录音吩咐；
⑶ 档案管理；
⑷ 阅读并分类信件；
⑸ 以电话维持公共关系；
⑹ 替上司定约会并记录；
⑺ 按上司指示完成信函；
⑻ 在权限内自发信函；
⑼ 接待来访宾客；
⑽ 替上司接洽外界人士；
⑾ 自动处理例行的事务；
⑿ 为上司安排旅行或考察；
⒀ 替公司宾客订房间机票等；
⒁ 准备好公司要公开的资料；
⒂ 替上司收集演讲等的资料；
⒃ 协助上司准备财务等报告；
⒄ 整理并组织好粗略的资料；
⒅ 替上司保管各种记录；
⒆ 协助上司搞好交税等事务；
⒇ 督导一般职员或速记员；
(21) 搞好会务工作
(22) 复印资料
外资合资企业办公室事务的内容
⑴ 办公室环境的布置和整理；
⑵ 通讯事务、电话、信函和邮件处理；
⑶ 执行上司交办事项；
⑷ 照料上司身边的琐事；
⑸ 接待宾客和员工的来访；
⑹ 记录上司指令及会谈、会议内容；
⑺ 打印文告及表格；
⑻ 收集及整理各种信息；
⑼ 保管办公室设备及用品；
⑽ 外出办事，如银行、邮局、税务所等。
办公室环境
（一）办公环境的概念
办公环境，或称为办公室环境，它是直接或者
间接作用和影响办公过程的各种因素的综合，
从广义上说，它是指一定组织机构的所有成员
所处的大环境；
从狭义上说，办公环境是指一定的组织机构的
秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和
自然环境。
办公环境及其优化
办公环境包括空间环境、视觉环
境、听觉环境、空气环境、健康与
安全环境。
办公环境的优化原则
方便 →舒适整洁 →和谐统一 →安
全。
1. 空气杀手； 2. 光线杀手；
3. 声音杀手； 4. 空间杀手；
5. 设备杀手； 6. 文件杀手；
7. 职能杀手。
办公室的七大效率杀手
案例：办公室布局
某公司准备在上海开办一所销售分公司，租用了某写
字楼一层的大厅，其中，大门左边用作产品展示，大门
右边作为销售分公司办公区，包括正副经理办公区、接
待区、销售部、财务部。该销售分公司负责人将整个一
层大厅全部设计为当今很流行的全开放式办公室和半开
放式办公室，用站立并能够移动的间隔物来分割，没有
门，所有人的工作都能清楚可见。
讨论：这个布局有什么好处？又有什么问题？你如
何看待开放式布局的办公室？
保持办公环境的整洁有序
（一）办公室清洁有序
1. 保持秘书的办公区域整洁干净
2. 保持秘书负责的公共区域整洁干净
保持办公环境的整洁有序
1．设备物品要放置适当，摆放有序
2．公用物品要摆放有序
办公环境维护的基本原则
1. 整洁舒适。
2. 和谐统一。
3. 合理实用。
4. 环保安全。
办公室的空气环境管理
1. 温度
最舒适并有益于健康的工作温度是18--25℃ 。
2. 湿度
最适宜的湿度为40%--60% 。
3. 空气流通
每人每分钟需要45 立方公尺的新鲜空气。
4. 空气的净化
包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。
识别办公室安全隐患
1. 地、墙、天花板、门窗中的隐患，离开办公室不锁门。
2. 室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面的隐患，
如光线不足或者光线刺眼。
3. 办公家具方面的隐患，如电脑键盘桌面过高，难以用
正确的姿势操作。
4. 办公设备及操作中的隐患，如电线磨损裸露。5. 工作
中疏忽大意造成伤害的隐患，如站在带轮子的椅子上举
放物品。
6. 工作中疏忽大意造成泄密的隐患，如复印时将保密原
件忘在复印机玻璃板上。
7. 火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头、灭火器前堆放物
品等。
识别办公室安全隐患
办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖
曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，
复印机的辐射，违规操作等。
工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放
物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印
后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室
里抽烟，不能识别有关的安全标识等。
消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，
灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。
摘要：
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办公室事务管理实训主讲：李盛文学与传媒学院实训内容一、办公室环境二、常规办公室工作三、办公用品管理四、办公效率及时间管理五、办公室信息工作实训实习方法1.1.实训教学以专业岗位为中心、能力训实训教学以专业岗位为中心、能力训练为中心、借助情景活动和问题引导。练为中心、借助情景活动和问题引导。2.2.校内校外顶岗实习。校内校外顶岗实习。3.3.见习、参观考察、调查访问。见习、参观考察、调查访问。4.4.撰写实训报告、考察或调查报告。撰写实训报告、考察或调查报告。5.5.讨论、互评、教师讲评、总结。讨论、互评、教师讲评、总结。我国办公室事务的主要内容⑴文书撰写（会议记录等）⑵文书制作（...
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