集团客户会议接待方案
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2024-01-16
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目录
第一部分：会议类别.........................................................................................................................1
第二部分：会议物料配备.................................................................................................................1
会议物料配备.............................................................................................................................1
第三部分：会议各项预定标准.........................................................................................................3
一、车辆使用标准.....................................................................................................................3
二、酒店预定标准.....................................................................................................................3
三、房间安排标准.....................................................................................................................4
四、花果赠送标准.....................................................................................................................4
五、用餐标准.............................................................................................................................5
六、酒水配制标准.....................................................................................................................6
七、会场布置标准.....................................................................................................................7
八、会场服务标准.....................................................................................................................7
九、娱乐活动安排标准.............................................................................................................8
十、礼品赠送标准.....................................................................................................................8
第四部分：会议操作工作流程.........................................................................................................9
一、接待工作启动阶段.............................................................................................................9
二、接待工作计划阶段...........................................................................................................10
第五部分：接待工作操作执行.......................................................................................................12
一、各项接待工作执行...........................................................................................................12
二、各项接待工作监督...........................................................................................................19
第六部分：《接待计划实施表》模板..........................................................................................21
第七部分：短信发送模板...............................................................................................................25
集团客户会议接待方案
第一部分：会议类别
类
别
集团、香港公司 各省、直辖市、自
治区公司
各市公司
一
类
公司领导 总经理 --
二
类
部门正、副总经理 副总经理 --
三
类
正、副处长 部门总经理/经理 公司领导
四
类
其他人员 其他人员 其他人员
第二部分：会议物料配备
会议物料配备
（一）宣传物料布置清单
1、机场接机物料布置
接机牌
接待区（接待桌、接待台卡、桌花、欢迎牌）
机场贵宾室（欢迎牌易拉宝 2个、引导牌）
2、酒店物料
酒店外围布置（罗马旗、会议迎宾立牌、条幅、拱门\空
飘\气柱、引导牌）
酒店接待处（接待处欢迎背景展板、接待桌 2张、接
待台卡 1、桌花 1盆）
会议室布置（会议主题背景板、条幅、展区设计、演讲台
演讲台花、嘉宾台卡、排插、麦克风、投影仪）
导示牌（会议室、会务组导示牌、方向导示牌等）
（二）嘉宾高级套房房间物料
房卡套、 高档洗漱包、台湾水果、插花、XX 特产（馅饼、
茯苓糕等）、泡面、红牛、王老吉饮料、雪茄、茶叶，扑
克牌、茶盘、茶具、欢迎品偿台卡、欢迎卡
（三）会议材料
会议材料准备（代表证、会议手册、笔、笔记本、便签
纸、垫板、文件袋、U盘、回执单、会场坐位示意图）
（四）会议辅助人员配备
客服经理、速记员、主持人、礼仪小姐
（五）车辆
车辆通行证、车上 CD、饮用水
（六）菜单
早餐、茶歇、晚餐、晚宴安排
（七）晚宴
餐厅布置（晚宴主题背景板、餐牌）
节目表演（舞狮、提线木偶等 XX 特色表演）
灯光、音响、酒水饮料
菜单、桌次安排、排桌座位表
（八）会务组
办公设备（A3、A4 打印机、复印机等）
办公用品（笔、笔记本）
设施 （排插、无线网络等）
第三部分：会议各项预定标准
一、车辆使用标准
接待内容和标准 一类人
员
二类人
员
三类人
员
四类人
员
接
待
用
车
高级轿车 ● ●
商务车、中
巴、大巴 ● ● ●
大巴 ●
二、酒店预定标准
接待内容和标准 一类人
员
二类人
员
三类人
员
四类人
员
酒
店
安
排
五星级（或当
地最高星级酒
店）
● ●
五星级或四星
级 ● ●
四星级或三星
级 ● ●
三星级及以下 ●
三、房间安排标准
接待内容和标准 一类人
员
二类人
员
三类人
员
四类人
员
房
间
安
排
豪华套房/高级商
务套房 ●
高级套房/商务套
房 ●
标准单人房 ●
标准双人房 ●
四、花果赠送标准
接待内容和标准 一类人员 二类人员 三类人员
房
间
水
果
150 元/间●
100 元/间 ●
50 元/间 ●
房
间
鲜
花
150 元/间●
100 元/间 ●
五、用餐标准
接待内容和标准 一类人
员
二类人
员三类人员 四类
人员
用
餐
500 元以上/人
（不含酒水） ●
300－500 元/人
（不含酒水） ●
200—300 元/人
（含酒水） ●
150—200 元/人
（含酒水） ●
餐桌台卡 ● ● ● ●
六、酒水配制标准
接待内容和标准 一类人
员
二类人
员
三类人
员
四类人
员
白
酒
红
酒
啤
酒
七、会场布置标准
接待内容和标准 一类
人员
二类人
员三类人员 四类人
员
汇
报
交
流
会
场
纸巾● ● ● ●
台花 ● ●
高档茶水 ● ●
普通茶水、矿
泉水● ● ● ●
八、会场服务标准
接待内容和标准 一类
人员
二类人
员三类人员 四类人
员
会
场
服
务
标
准
接待负责人全
程跟进 ● ●
专人负责电梯 ●
欢迎展架● ● ●
摄影● ● ●
速记员 ● ●
主持人 ● ●
礼仪小姐 ● ●
九、娱乐活动安排标准
接待内容和标准 一类人
员
二类人
员三类人员 四类人员
户
内
活
动
民俗表演 ● ●
户
外
活
动
景点观光● ● ●
●（提供
门票）
十、礼品赠送标准
礼品
档次
一类人员
（2000-
4000）
二类人员
集团 1000 -
2000 元 其
他500-1000 元
三类人员
集团 500-1000
元
其他 300-500
元
四类人员
(无)
第四部分：会议操作工作流程
一、接待工作启动阶段
（一）接收接待信息、落实接待任务
1、接收接待文件或领导审批单确认接待任务，包括：
OA 文件，邮件，呈批件等；
2、室经理或会议接待组组长确定接待负责人；
（二）确认来访人员类别
1、内部接待分为四类：
类
别
集团、香港
公司
各省、直辖市、自治
区公司
各市公
司
一
类
公司领导 总经理 --
二
类
部门正、副
总经理
副总经理 --
三
类
正、副处长 部门总经理/经理 公司领
导
四
类
其他人员 其他人员 其他人
员
2、外部接待包括：
地方党政军机关、同行企业、相关合作单位、涉外公司
人员等，根据领导要求安排接待工作。
3.接待负责人前期工作准备：
3、接待负责人检查来访联系函关于来访带队领导、人
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